Communications
POLITIQUE DE COMMUNICATION
1. LES OBJECTIFS
- Rendre plus visibles les réalisations de la Commission scolaire et de ses établissements qui contribuent à conduire au succès le plus grand nombre d’élèves (jeunes et adultes).
- Organiser des pratiques cohérentes d’échange d’information avec ses publics pour en retirer le maximum d’efficacité.
- Amener les divers publics cibles de la Commission scolaire Marie-Victorin à s’intéresser davantage à ses faits et gestes, à prendre conscience de sa valeur et établir sa crédibilité.
2. LES BASES LÉGALES
- La Loi sur l’instruction publique;
- Le Code de déontologie de l’Association canadienne des agents et agentes de communication en éducation (ACACE).
3. DÉFINITIONS
Public interne : les commissaires, les parents, le personnel, les élèves.
Public externe : la population en général (les contribuables, les partenaires scolaires, sociaux, municipaux, communautaires, les gens d’affaires) et les médias d’information.
Relations publiques : l’ensemble des actions destinées à entraîner dans l’opinion publique une perception favorable aux activités de la Commission scolaire.
Promotion : toute action pour développer ou maintenir la fidélité d’une clientèle (ex : concours, expositions).
Publicité : toute communication payée.
4. CHAMP D’APPLICATION
La communication des unités administratives et des établissements comprend l’information (interne et externe), les relations publiques, la promotion et la publicité.
La communication est élaborée dans des documents internes (information sur papier, électronique), des messages adressés aux médias (communiqués de presse, conférences de presse), des reportages publicitaires (chroniques, etc.), lors des cérémonies officielles et honorifiques (inaugurations, lancements, soirées de reconnaissance).
5. PRINCIPES GÉNÉRAUX
- La Commission scolaire doit accorder une grande importance à la qualité des communications avec ses publics.
- La communication est un moyen au service de la Commission scolaire pour s’intégrer harmonieusement à la communauté;
- La communication est un outil de gestion; elle facilite la prise de décisions logiques et éclairées.
6. DISPOSITIONS PARTICULIÈRES
La Présidence et la Direction générale
La Présidence et la Direction générale représentent officiellement la Commission scolaire auprès de la population et des organismes du territoire. Seules les personnes occupant ces fonctions sont mandatées à faire des déclarations officielles.
La Présidence assume les communications relatives aux représentations, déclarations, décisions politiques du Conseil des commissaires et du Comité exécutif de la Commission scolaire.
La Direction générale assume les communications relatives aux décisions administratives et l’ensemble de la communication pour la Commission scolaire.
Les commissaires
Les commissaires peuvent faire connaître leur opinion ou adresser des commentaires à titre de président ou membre d’un comité si le mandat qu’ils ont reçu du Conseil des commissaires, du Comité exécutif ou de la Présidence le leur permet. Dans tous les cas, la déclaration d’un membre du Conseil demeure d’ordre personnel à moins que le commissaire n’ait reçu un mandat officiel.
Le secrétariat général
Conformément à la loi, le secrétariat général est le service autorisé à fournir au secteur des communications tout document officiel concernant la Commission scolaire (procès-verbaux, copies de résolutions, politiques, règlements, etc.).
Les services administratifs
Si elles en ont reçu le mandat de la Direction générale, les directions de service sont responsables des communications concernant leur unité. À ce titre, elles sont autorisées à fournir les informations relatives à son fonctionnement.
Les directions d’établissement
Si elle en a reçu le mandat de la Direction générale adjointe responsable de la région, la direction est responsable de toutes les communications concernant son établissement.
Les employés de la commission scolaire
À moins d’avoir reçu l’autorisation expresse de la Direction générale, les employés de la Commission scolaire doivent s’abstenir de toute déclaration publique et respecter l’éthique professionnelle qui les régit dans leur travail.
Situation de crise
En situation de crise ou d’urgence, l’Instruction portant le numéro SG 900, intitulée Plan d’intervention des communications en situation de crise et approuvée par la Direction générale, s’applique.
7. RESPONSABLE DE L’APPLICATION
Le responsable du secteur des communications.
