Direction générale et services administratifs

Toute une équipe est en place au centre administratif du CSS Marie-Victorin afin d’aider les directions d’écoles et de centres, ainsi que leurs membres du personnel à assurer la réussite des élèves. Pour ce faire, le personnel du centre administratif doit s’acquitter de nombreuses tâches. En voici un aperçu :

Le Service des ressources éducatives et le Service de la formation professionnelle et de l’éducation des adultes et du service aux entreprises (NOVA Formation):

Responsabilités principales :

• Accompagnent les établissements du CSS Marie-Victorin (écoles primaires, secondaires et spécialisées, centres de formation professionnelle et d’éducation des adultes).
• Offrent des services éducatifs de grande qualité aux élèves du préscolaire, du primaire, du secondaire, de la formation professionnelle et de l’éducation des adultes.
• Offrent des programmes de formation pour le grand public (AEP, formations sur mesure, formation à 5$ de l’heure).
• Soutiennent la formation et l’accompagnement des enseignants, afin d’assurer la réussite et la persévérance de tous les élèves.
• Offrent des services d’accueil et de soutien à l’apprentissage du français aux élèves issus de l’immigration.
• Mettent en place des services éducatifs complémentaires.
• Traitent les demandes en formation professionnelle (admission, test de développement général, service d’accueil, de référence, de conseil et d’accompagnement …).
• Mettent en place des conditions permettant aux enseignants et aux élèves d’utiliser adéquatement les technologies de l’information à des fins d’apprentissage.
• Répartissent et optimisent des enveloppes budgétaires ministérielles ou autres.
• Planifient et coordonnent des cours d’été et des reprises d’examens ministériels.
• Offrent des services pour les entreprises (formations, accompagnement professionnel, francisation en milieu de travail, etc.).
• Déploient un service de Reconnaissance des acquis et des compétences (RAC) en entreprise et pour les citoyens.

Le Service des ressources humaines :

Rôle : Le Service des ressources humaines contribue à la qualité du milieu de travail et au bon fonctionnement de l’organisation, en cohérence avec la mission éducative. Il accompagne les gestionnaires et le personnel dans la mise en place de pratiques efficaces, équitables et humaines.

Responsabilités principales :

• Développe les compétences du personnel par des activités de formation et de perfectionnement adaptées aux besoins organisationnels.
• Gère le recrutement, la dotation et l’évaluation du personnel pour assurer une adéquation entre les talents et les besoins.
• Coordonne la gestion des placements de stagiaires en collaboration avec les établissements et les partenaires de formation.
• Répond aux questions liées à l’application des conventions collectives pour l’ensemble du personnel.
• Produit la paie, les relevés d’emploi et les feuillets fiscaux pour l’ensemble du personnel, en conformité avec les conventions collectives et les règles fiscales.
• Planifie les effectifs et coordonne l’affectation du personnel selon les besoins des établissements.
• Administre les régimes de retraite et les assurances collectives.
• Vérifie les antécédents judiciaires afin d’assurer un environnement sécuritaire pour les élèves.
• Conçoit et met en œuvre des programmes d’insertion professionnelle pour soutenir l’intégration du nouveau personnel.
• Gère les congés, les dossiers d’assiduité et les accidents de travail.
• Mets en œuvre des mesures de prévention en santé et sécurité au travail, en collaboration avec les partenaires concernés.
• Gère les relations de travail en collaboration avec quatre syndicats et deux associations professionnelles, tout en assurant l’application des conventions collectives, des politiques de gestion et des plans de classification.
• Négocie les ententes locales et en assure la mise en œuvre.
• Exerce son expertise dans la gestion de griefs et l’accompagnement des milieux de travail.
• Soutient les directions dans la gestion du climat de travail et la prévention des risques psychosociaux.
• Contribue à l’amélioration de l’expérience employé en soutenant des pratiques qui renforcent l’engagement et le sentiment d’appartenance.

Le Service des ressources financières :

Rôle : Assurer une gestion optimale, rigoureuse et transparente des ressources financières du Centre de services scolaire Marie-Victorin, conformément aux exigences gouvernementales et aux principes de saine gestion. Le service des ressources financières soutient activement les établissements et les unités administratives dans leurs opérations budgétaires, comptables et financières, contribuant ainsi à la réussite éducative et à l’efficience organisationnelle.

Responsabilités principales :

• Planification et suivi budgétaire
  Élaboration, gestion et suivi des budgets annuels du CSS Marie-Victorin, incluant les budgets initiaux et révisés.
• Préparation des états financiers et des rapports financiers
  Production des états financiers mensuels et annuels, ainsi que des redditions de comptes exigées par le ministère de l’Éducation et autres instances gouvernementales.
• Services-conseils aux gestionnaires
  Accompagnement stratégique et opérationnel des établissements et services administratifs dans la gestion financière.
• Exécution des opérations comptables et de trésorerie
  Réalisation des activités comptables, incluant la gestion des flux de trésorerie et le traitement des transactions financières.
• Imposition et perception de la taxe scolaire
  Administration de la taxe scolaire, incluant la facturation, la perception et le suivi des paiements.
• Contrôle financier et vérification interne
  Mise en place de mécanismes de contrôle interne pour assurer la conformité, la fiabilité des données financières et la prévention des risques.

Le Service des ressources matérielles :

Rôle : Assurer la conservation, la sécurité et l’entretien des immeubles scolaires du CSS Marie-Victorin. En collaboration avec les partenaires internes et externes, le Service des ressources matérielles s’engage à contribuer au maintien d’un environnement physique sain, sécuritaire, stimulant et durable, au service de la réussite et de l’épanouissement des élèves, des employés et de la communauté éducative du Centre de services scolaire Marie-Victorin.

Responsabilités principales :

• Coordonne des centaines de chantiers annuels (toitures, chaufferies, parements, etc.).
• Organise des appels d’offres et participe à des achats regroupés.
• Gère les systèmes de surveillance et de sécurité.
• Assure l’entretien général des établissements.

Service de l’organisation et du transport scolaire (SOTS)

Rôle : Répartir adéquatement les élèves entre les écoles ainsi que les ressources enseignantes afférentes, planifier l’utilisation maximale des immeubles pouvant amener l’ouverture, le maintien ou la fermeture d’écoles et enfin, assurer de manière efficace et sécuritaire le transport des élèves aux écoles.

Responsabilités principales :

• Gère l’inscription et l’admission des élèves du préscolaire, primaire et secondaire.
• Organise les trajets scolaires (autobus, fourgonnette, transport en commun).
• Élabore les calendriers scolaires.
• Planifie la répartition et la destination des immeubles sur trois ans.
• Supervise les services de garde.

Service des technologies de l’information (STI)

Rôle : Assurer le bon fonctionnement, la sécurité et l’évolution des infrastructures technologiques du CSS Marie-Victorin, tout en soutenant les usagers dans leurs activités numériques.

Responsabilités principales :

• Supervise et optimise l’infrastructure informatique, en assurant la maintenance proactive et l’évolution du parc matériel et logiciel.
• Pilote le déploiement et la performance du réseau, en garantissant la fiabilité, la sécurité et la continuité des services numériques.
• Accompagne et supporte les utilisateurs, personnels administratifs, équipes pédagogiques et élèves, afin de favoriser une expérience numérique fluide et productive.
• Protège les données, prévient les cybermenaces, assure la conformité et sensibilise à la cybersécurité.
• Conçoit, développe et maintien les applications internes.
• Mets à jour les applications de la Grics.

Le Service du secrétariat général, des affaires corporatives et des communications :

Rôle : Assurer la gouvernance et la conformité du Centre de services scolaire en coordonnant les instances décisionnelles, en gérant les assurances, les litiges, la documentation et les archives, tout en offrant un soutien juridique aux établissements et aux services administratifs. Contribuer à la transparence, à l’information et à l’engagement en traitant les demandes d’accès à l’information et les plaintes, en produisant des outils de communication destinés aux parents et aux élèves, en soutenant les établissements dans la mise à jour de leurs sites web et dans l’organisation d’événements rassembleurs favorisant le sentiment d’appartenance.

Principales responsabilités:

• Coordonne la gestion des instances décisionnelles du CSS (conseil d’administration et comités) et le processus de désignation de ses membres.
• Traite les demandes d’accès à l’information.
• Traite les plaintes provenant d’élèves ou de parents d’élèves.
• S’occupe de la gestion des assurances des écoles et des centres.
• Offre un soutien juridique à tous les établissements et les services administratifs.
• Assure la gestion des litiges impliquant le CSS.
• Produit de nombreux outils de promotion et communication pour informer les parents et les élèves tel que prévu à la loi.
• Traite les demandes de résultats scolaires et s’occupe des archives des établissements.
• S’occupe de la gestion documentaire et des renseignements personnels du CSS.
• Offre le support et la formation pour les sites web des établissements.
• Organise des événements rassembleurs pour les élèves.

Le Service de développement des infrastructures scolaires (DIS)

Rôle : Assurer la planification, la conception et la réalisation des projets d’agrandissement, de construction et de rénovation des établissements scolaires du CSS Marie-Victorin, afin de répondre aux besoins croissants de la population étudiante en favorisant la créativité, la collaboration et le bien-être.

En collaboration avec les partenaires municipaux, gouvernementaux et les instances internes, le Développement des infrastructures scolaires s’engage à offrir des milieux d’apprentissage modernes, inclusifs, durables et inspirants, en cohérence avec les objectifs pédagogiques et le Plan d’engagement vers la réussite.

Responsabilités principales :

• Planifie les besoins d’espace en fonction de la croissance démographique et des projections d’effectifs scolaires.
• Participe au processus de demande de financement et d’ajout d’espace auprès du ministère d’éducation du Québec dans le cadre du Plan québécois des infrastructures (PQI).
• Coordonne les projets d’agrandissement et de construction de nouvelles écoles.
• Gère l’acquisition de bâtiments et de nouveaux terrains.

Direction générale :

Rôle : La Direction générale est responsable de la gouvernance opérationnelle, de la mise en œuvre des orientations stratégiques et de l’efficacité des services éducatifs et administratifs, tout en incarnant un leadership mobilisateur et inspirant.

Responsabilités principales :

• Établis le lien entre le conseil d’administration et les différents secteurs d’activités du CSS.
• Assiste le conseil d’administration dans l’exercice de ses fonctions et assure la mise en œuvre de ses décisions.
• Supervise la planification, l’organisation, la coordination et l’évaluation des activités, programmes et ressources (humaines, financières et matérielles) du CSS.
• Veille au respect des lois et règlements, notamment la Loi sur l’instruction publique (LIP).
• Élabore et concrétise les orientations stratégiques et le Plan d’engagement vers la réussite (PEVR).
• Favorise un climat de collaboration et mobilise les acteurs internes et externes autour d’une vision axée sur la réussite des élèves.
• Assure la coordination intersectorielle pour soutenir les établissements dans leur mission.
• Garantis la qualité des services éducatifs offerts à la population.
• Agis à titre de porte-parole du CSS.
• Maintien des relations avec la communauté, les familles et les partenaires.